Чтобы совершить покупку, вам надо авторизоваться или зарегистрироваться.
 
Олег Бородин Николаевич юрист
 
Олег Бородин Воронеж ООО "Правовое агентство "Кентавр"
 
Олег Бородин

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Отрасль права: Гражданское право
08.12.2011 — 12:32

Часто на предприятиях идет война бухгалтерии с юристами, где должны храниться  договоры и кто ведет реестр договоров.

У кого (где) и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии?

Кто должен вести реестр договоров?

Меняется ли мнение, если на предприятии электронный документооборот?

Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию.

  • 6990
  • рейтинг 0

Комментарии(7)

  • сортировать по:
  • времени
  • рейтингу
Написать комментарий
  • Владимир Ахсарович Багаев юрист
     
    Владимир Багаев Москва Руководитель проекта Закон.ру, Редакция Закон.ру
     
    08.12.2011 - 17:41 Владимир Багаев
    Олег, мне кажется, в вопросе хранения документов важна централизация, поэтому правильнее все документы передавать бухгалтерии, а юристам - сохранять их электронные копии. И юристам будет легче, и бухгалтерии спокойнее.
    1
  • Олег Николаевич Бородин юрист
     
    Олег Бородин Воронеж Заместитель директора, ООО "Правовое агентство "Кентавр"
     
    08.12.2011 - 18:01 Олег Бородин автор
    Владимир, согласен с Вами на все 100%
    Но, часто получается так, что договоры хранятся у юристов и бухгалтерия всеми правдами и не правдами пытается от себя их отпихнуть. Особенно это актуально где есть договорные отделы.

    По сути, вопрос хранения договоров, это вопрос ответственности за их сохранность!

    Вот преследую цель набрать кучу аргументов, с которыми каждый юрисконсульт пойдет к своему Генеральному и уйдет от него с приказом о передаче всех договоров бухгалтерии.
    0
  • Саша  Костырко юрист
    08.12.2011 - 20:38 Саша Костырко
    Не думаю, что этот вопрос требует однозначного ответа. Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет Генеральный директор общества, и соответственно регулирование порядка хранения документов остается на его усмотрение. Можно только порекомендовать ему не забыть утвердить внутренний акт, который будет определять порядок организации хранения документов (Положение).
    Мне кажется, что любой работой все-таки должны заниматься профессионалы, применительно к нашему случаю это не юристы или бухгалтеры,а специальная архивная служба – своя (секретариат) или нанятая.
    Если обязательно надо выбирать между юристами и бухгалтерами, то давайте вспомним для чего, в собственности, хранятся договоры (и первичные учетные документы – не стоит разделять их судьбу). Не только для того чтобы трясти ими перед носом у просрочившей исполнение стороны или проводить по ним очередные платежи. Они необходимы еще для того, чтобы налоговые органы всегда могли проверить их и удостовериться, что за последние 3 года бухгалтерия не сделала ошибок в расчете налогов. И я думаю, что ни один юрист не мечтает о долгих поисках того самого договора четырехлетней давности, стоимость которого уменьшила налогооблагаемую базу на прибыль. Судебная практика поддерживает налоговые органы, в, как мне кажется, справедливой позиции, суть которой сводиться к тому, что потеря договора, повлиявшего на уменьшение налога - это ответственность налогоплательщика со всеми вытекающими от туда доначислением и штрафами.
    Про что еще не было сказано? Тут уместно вспомнить о ст. 15.6 КоАП РФ – должностные лица, ответственные за хранение документов, необходимых для осуществления налогового контроля могут быть оштрафованы за их непредставление.
    1
  • Алексей Николаевич Абакшин юрист
     
    Алексей Абакшин Москва Креативный юрист
     
    08.12.2011 - 21:17 Алексей Абакшин
    На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.

    Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

    Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

    Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).

    Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.

    Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!

    Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

    Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

    Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

    Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».

    Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?
    4
  • Алексей Витальевич Шакуров юрист
     
    Алексей Шакуров Тюмень ЗАО "АйТиПартнер", начальник юридического отдела. г.Тюмень
     
    09.12.2011 - 10:51 Алексей Шакуров
    Поддерживаю мнение о том, что договоры должны храниться в бухгалтерии.
    Собственно у нас в компании так и есть и изменение порядка пока не предусматривается
    Им договоры важнее чем мне, верней чаще нужны, а я всегда могу вытащить из системы сканкопию договора для написания претензии-подготовки дела в суд.
    И уж если дело дойдет до суда, то получить оригинал-тоже не долго
    0
  • Вячеслав Александрович Сорокин юрист
     
    Вячеслав Сорокин Москва Частная практика
     
    11.12.2011 - 14:21 Вячеслав Сорокин
    Согласен с позицией о необходимости хранения договоров в бухгалтерии. Все предыдущие комментаторы, на мой взгляд правильно высказались в поддержку данного мнения. Чтобы не повторяться, хотелось бы добавить, что из сложившейся практики в компаниях, помещения бухгалтерии чаще лучше ознащены и оборудованы противопожарной и охранной сигнализациями и с точки зрения оптимизации расходов это обоснованно. Поддержу Алексея Шакурова, что нам в работе и не нужно всегда иметь оригиналы договоров по рукой.
    0
  • Елизавета Петровна Кировна участник
    05.09.2012 - 12:35 Елизавета Кировна
    Я прочла мнения и получила много полезной информации! Спасибо!
    Я начинающий специалист по договорам (только учусь, даже не юрист).
    В нашей организации война отделов с бухгалтерией, но правильно аргументировать пока сложно, постоянно собираю информацию, но не знаю как правильно ее преподнести руководителю.
    Наша бухгалтерия ни то что хранить, а уже почти все документы, кроме актов и счет-фактур, повесить решила на наш отдел договоров. Мы не против конечно, но обидно когда они дают свою работу, а потом тыкают тебя носом как котенка и говорят что мы не знаем своих обязанностей, что мы не компетентные работники.. Вот только недавно, я переговорила с руководителем и все передаваемые копии договоров мы начали фиксировать через Акт приема - передачи, ранее был категорический отказ от бухгалтерии подписывать акты (с истериками), ну и далее в таком духе.
    Подскажите пожалуйста, как урегулировать проблему с бухгалтерией, как правильно аргументировать перед начальством, уже просто нет сил бороться, но и унижений уже достаточно получил наш отдел.

    За ранее благодарю!
    0

 
Чтобы оставить комментарий, вам надо авторизоваться. Текст комментария будет сохранен.

Если вы еще не зарегистрированы на Закон.ру, то сохраните текст комментария и зарегистрируйтесь.